KSeF - informacja dla kontrahentów ORLEN Energomedia Operator sp .z o. o.
Szanowni Państwo,
Informujemy, że spółka ORLEN Energomedia Operator sp. z o.o. od dnia 1 kwietnia 2026 r. będzie zobowiązana do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur (dalej: KSeF).
KSeF to centralny system Ministerstwa Finansów służący do m.in.: wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych (dalej również: faktury KSeF).
Wystawianie faktur w KSeF, z określonymi w ustawie o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT) wyjątkami, stanie się obowiązkowe:
- od 1 lutego 2026 r. dla podatników VAT o obrotach powyżej 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT (jednak z obowiązkiem odbioru swoich faktur zakupu także od 1 lutego 2026 r.).
W nawiązaniu do powyższego przedstawiamy najważniejsze informacje w zakresie procesu obiegu faktur KSeF wystawianych i odbieranych przez ORLEN Energomedia Operator sp. z o.o., które to będą miały zastosowanie od 1 kwietnia 2026 r. (odbieranie z dniem 1 lutego 2026 r.)
- KSeF nie będzie wysyłał automatycznych powiadomień o wystawionych fakturach, każdy z nabywców zobowiązanych do stosowania KSeF będzie więc we własnym zakresie pobierał faktury ustrukturyzowane bezpośrednio z KSeF.
- ORLEN Energomedia Operator sp. z o.o. nie będzie, co do zasady, informowała kontrahenta o wystawionej w KSeF fakturze.
- Za moment odbioru i moment wystawienia faktur KSeF ORLEN Energomedia Operator sp. z o.o. będzie uznawała znaczenie przypisane tym pojęciom w ustawie o podatku VAT.
- W przypadkach, gdy faktury będą wystawiane na rzecz podmiotów zagranicznych oraz na rzecz innych nabywców niezobowiązanych do stosowania KSeF (np. osoby fizyczne, podmioty zwolnione z VAT) ORLEN Energomedia Operator sp. z o.o. będzie udostępniała fakturę KSeF w sposób uzgodniony z nabywcą. W przypadkach uzasadnionych biznesowo wizualizacja faktury KSeF z odpowiednim oznaczeniem kodem QR może być przez ORLEN Energomedia Operator sp. z o.o. udostępniona kontrahentowi w sposób z nim uzgodniony.
- Jeżeli faktura została wystawiona w KSeF prosimy nie przysyłać od 1 lutego 2026 r. wizualizacji faktur ustrukturyzowanych w formie papierowej ani w pliku PDF na dotychczasowy adres e-mail dedykowany do przesyłania faktur.
- W przypadku wystawienia faktur dla Spółki w trybie awaryjnym prosimy o ich przesyłanie na adres efaktury@energomedia.com.pl lub na adres wskazany w umowie, co pozwoli na sprawny przebieg procesu weryfikacji i akceptacji faktury w ORLEN Energomedia Operator sp. z o.o. oraz w KSeF.
- Załączniki do faktur, które nie będą załącznikami ustrukturyzowanymi (tj. nie będą stanowić integralnej części faktury i nie będą doręczone przy użyciu KSeF):
- załączniki do faktur, które są niezbędne, aby ORLEN Energomedia Operator sp. z o.o. mogła rozliczyć fakturę zakupową, prosimy przesyłać w postaci pliku PDF na adres zalaczniki.ksef@energomedia.com.pl,
- w temacie wiadomości e-mail, w której przesyłany będzie załącznik, należy obowiązkowo wpisać nr KSeF faktury, której dotyczy przesłany załącznik; jeśli faktura została wystawiona w trybie awarii lub niedostępności wówczas numeru KSeF nie należy podawać, należy wskazać nr faktury,
- dla każdego przesyłanego do ORLEN Energomedia Operator sp. z o.o. załącznika prosimy zastosować zasadę 1:1, przez co należy rozumieć, że w jednej wiadomości e-mail należy przesłać jeden plik PDF z załącznikiem do jednej faktury,
- ORLEN Energomedia Operator sp. z o.o. nie będzie pobierać załączników za pośrednictwem linków (np. do portali, platform wymiany plików itp.) ani obsługiwać plików zabezpieczonych hasłem lub spakowanych w formacie pliku np. zip.
